Procès-verbal 2021-04-08

Discussion et principales décisions :

1) Approbation du PV de la dernière réunion

Le procès-verbal de mars 2021 est approuvé.

Pierre propose, secondé par Émilie, que dorénavant:

• Le secrétaire distribuera le procès-verbal une fois approuvé (au moins 5 voix sur 14 devront se prononcer, incluant le Président ou Vice-Président);
• Le PV sera publié en français sur le site web de l’Association, la page anglophone recommandera de consulter la page en français pour le consulter;
• Le PV sera aussi publié sur Facebook, en français seulement;
• Les présences seront retirées avant de rendre le PV public.

2) Ajout à l’ordre du jour

Darquis suggère d’ajouter:

• Mise à jour du Kit de bienvenue
• Rencontre annuelle pré-AGA (Ville-Association-Conseiller: quelques points à ajouter)

3) Présentation des finances et comptabilité

Compte-rendu Paypal :

• 11 personnes ont payé leur cotisation jusqu’à présent.
• Nelly questionne pourquoi nous sommes la seule association à demander des contributions annuelles. Darquis explique que les autres associations de quartier font une tarification lors des activités de quartier. Notre association a ainsi décidé de demander une cotisation afin d’offrir des activités plus inclusives (gratuites aux membres qui ont payé leur cotisation).
• Il est recommandé de rappeler aux membres de payer leur cotisation lors de l’Assemblée Générale. Seuls les membres ayant payés peuvent participer aux activités et voter lors de l’AGA.

Chèques faits depuis la dernière rencontre

• Un chèque émis à Natalie pour l’événement de Pâques.

Changer les signataires autorisés pour des chèques ou cartes de crédit

• Notre compte est bloqué par la CIBC jusqu’à ce que nous puissions produire le certificat d’incorporation. Michel communiquera avec Marc afin de trouver les documents à fournir.
• Une carte de crédit, même pré-payée, n’est pas autorisée puisque nous n’avons pas de revenus. Michel poursuit les discussions avec le représentant de la CIBC.

Michel a préparé un bilan de l’année 2020 qui sera présenté lors de l’AGA. Quelques modifications mineures seront faites et le bilan redistribué au Conseil avant l’AGA.

4) Membres associés et le territoire de l’Association

Daniel a reçu des demandes de voisins, sur Facebook, qui ne font pas partie du territoire de l’Association du Parc Champlain. Ces personnes peuvent évidemment former leur propre association.

Il existe aussi la possibilité d’être membre associé de l’Association du Parc Champlain. Les membres associés peuvent participer aux activités en échange d’une cotisation annuelle, mais ne peuvent voter lors de l’AGA. Advenant une grande participation de membres associés, l’Association pourrait évaluer la demande pour étendre le territoire de notre association. L’Association proposera aux futurs membres associés de partager l’information pour recruter plus de voisins.

Marc mettra un texte sur le site pour expliquer ce que constitue un membre associé, comment être accepté à travers le parrainage d’un membre actuel, et ainsi joindre notre Association.

5) Cadre de Soutien Gatineau, demande de modification

Marc a reçu un courriel de la Ville de Gatineau pour mettre à jour notre demande de cadre de soutien. Marc soumettra des modifications, au besoin, en janvier et août.

6) AGA et Activités 2021:

Alexandre a présenté les éléments de l’ordre du jour de l’AGA. Le Conseil révisera et proposera des changements, si nécessaire. Une réunion sera organisée afin de préparer l’AGA.

• Ordre du jour de l’AGA

Pierre a proposé les modifications suivantes au statut de l’Association à présenter lors de l’AGA :

• Proposition de Modifications de statut
  • Article 2 : les modifications sont approuvées.
  • Article 11 : Marc mettra à jour la lettre patente pour refléter notre incorporation et le nombre d’administrateurs.
  • Article 25 : les modifications sont approuvées.
  • Article 6 : les modifications sont approuvées.
  • Articler 23 : les modifications sont approuvées.
  • Quorum : sera dorénavant déterminé sur 10% du nombre de membre de l’année précédente.

Présentation Ombudsman/Conseiller Mike Duggan

• Cette présentation est reportée à plus tard et à l’ordre du jour de la prochaine réunion mensuelle.

Programmation 2021 : Programmation

• Émilie a présenté les différentes activités qui ont été, et seront, organisées en 2021.

7) Facebook – membres, règles, et publications

Les règles sont claires. Les membres du groupe Facebook acceptent les règles lorsqu’ils se joignent au groupe.

Marc communiquera, par lettre-courriel, avec l’individu qui a questionné la gestion du groupe Facebook. La décision sera expliquée et une main sera tendue vers l’individu afin de faire amende honorable pour rejoindre notre groupe à nouveau.              

8) Position du Conseil – dérogation mineure (46 Brouage)

Notre conseiller, Mike Duggan, prévoit voter contre la demande de dérogation mineure lors du prochain conseil municipal en raison des risques de glissement de terrain.

Les propriétaires du terrain ont demandé de se joindre à notre association afin de participer au processus décisionnel.

9) Environnent:

Dû au manque de temps, Nous avons proposé que Gonen communique avec le conseil par courriel afin d’aller de l’avant avec ses initiatives:

• Blackthorn/Nerprun – espèce invasive
• Recyclage de styromousse #6 – organiser une collecte dans le voisinage
• « Open gardens » – partager des connaissances, enseigner comment jardiner entre voisins.

Gonen décrira les besoins pour chaque initiative (des volontaires ou un budget), et le Conseil pourra en discuter par courriel.

10) Grandes décisions en transport

Reporté à la prochaine réunion du conseil.

11) Bulletin(s) à préparer pour le mois prochain

Un bulletin sera préparé pour le 10 avril, le contenu proposé :

• Émilie: la tenue de l’activité de Pâques.
• Marc : communiquer la date et l’ordre du jour de l’AGA.
• Pierre : résumer la proposition de changements de statuts
• Darquis : expliquer la subvention de 5,000$ reçue de la Ville.
• Daniel : annoncer le sondage sur les feux de foyer extérieurs.
• Alex : remercier les membres de l’Association pour leur forte participation, récoltant un lectorat de 61% lors du dernier bulletin.

17) Date de la Prochaine réunion

La date de la prochaine réunion sera décidée par le Conseil élu lors de l’AGA.