Procès-verbal 2021-01-14
Discussion et principales décisions :
1 Approbation du PV du dernier meeting (2 minutes)
Procès-verbal de la réunion précédente approuvé.
2 Ajout à l’ordre du jour (5 minutes)
Est-ce que l’on devrait publier le procès-verbal à l’avenir?
Accord du Conseil sur les conditions de publication du procès-verbal:
· Approbations du Président ou Vice-Président et 33% des membres qui recommandent
· Ensuite la publication pourrait se faire sur le site web et Facebook.
· La publication doit indiquer que le PV est un résumé des discussions.
o Darquis préparera le laïus à joindre aux publications.
Alexandre mettra à jour les points suivants dans la documentation de l’Association:
· Modifier l’adresse courriel de l’association pour : [email protected];
· Modifier l’entête : Facebook / Parc Champlain Park et modifier l’hyperlien;
· Utiliser l’épellation résidents au lieu de résidants;
· Alexandre fera circuler le gabarit des documents une fois mis-à-jour.
3 Présentation des finances et comptabilité (10 minutes)
1) Chèques émis depuis la dernière réunion
a. 674 : décoration de Noël – 295$
b. 675 : entreposage du matériel – 1,675$
c. 676 : revenu QC immatriculation – 34$
d. 677 : mise au point de la débroussailleuse – 71,11$
e. 678 : recherche sur les frais de croissance – 300$
2) Bilan financier et procédure à suivre
Pour information : le Trésorier attend le relevé de la banque avant de préparer le bilan annuel. Le bilan 2020 devrait être prêt pour la réunion de février et pourra être approuvé pour fins d’impôts.
Michel ajoutera tous les bilans passés au Google Drive de l’Association.
3) Registraire des entreprises :
Les 14 membres du conseil ont été ajoutés au registraire des entreprises du Québec (NEQ #1170608526)
4) Signature des chèques et carte de crédit au nom de l’Association:
Michel communiquera avec la banque pour amorcer la procédure pour changer les signataires autorisés : Marc, Émilie, Michel, Alexandre.
4 Frais de croissance – déboursement (10 minutes)
Ce point sera discuté lors du point 9 ci-dessous.
5 Discussion sur la collecte de Noël & décorations au parc St-Malo (10 minutes)
Grand succès de la Guignolée de Noël. L’événement sera répété dans les années à venir.
Les dons versés durant la collecte représentent l’équivalent de 4,145$. Émilie publiera sur la page Facebook de l’Association la lettre du directeur du Centre Alimentaire d’Aylmer.
Idées pour l’année prochaine :
· Encourager les résidents à participer avec de la musique;
· Avoir un point de chute pour la nourriture au lieu qu’une personne reste au parc St-Malo.
Les décorations sont encore installées sur le Gazebo – le Conseil les enlèvera début février.
6 Discussion sur l’adresse postale de l’Association (10 minutes)
L’adresse postale, maintenance enregistrée au Registraire des Entreprises est celle du Président.
7 Proposition pour District #5 (2 minutes)
Le sujet du nouveau nom du district devrait être discuté mardi au conseil municipal. Marc a communiqué avec Myriam Nadeau (Présidente conseil toponymie de Gatineau) afin de proposer le nom de Champlain. Mike Duggan (conseiller municipal) supporte l’initiative de l’Association.
8 Entrepôt et inventaire du matériel (5 minutes)
Il reste encore du matériel chez les membres à déménager dans l’entrepôt.
Erik achètera des boîtes de rangement (style Rubbermaid) pour pouvoir les empiler dans l’entrepôt. Proposition de Marc, secondée par Alexandre, d’approuver jusqu’à 200$ pour l’achat de boîtes.
Darquis mettra à jour l’inventaire sur Google Drive, au dossier : 10 – Association / Équipement de l’Association
9 Discussion sur le Collectif des Associations & frais de croissance – déboursement (20 minutes)
Le plan d’urbanisme a officiellement été accepté en décembre. Deux groupes de promoteurs/citoyens contestent la proposition du plan de zonage et d’urbanisme.
Le collectif souhaite préparer une série de questions communes à poser aux candidats lors des prochaines élections municipales. Darquis a présenté un tableau résumant les thèmes qui sont communs entre associations. Il sera distribué une fois complété.
Darquis a aussi partagé le dossier sur les frais de croissance, redevances de développement et contributions des promoteurs à Gatineau.
Le collectif souhaite mettre en place un fonds commun pour de l’appui-conseil au travail des membres bénévoles des associations et pour l’organisation d’activités communes. Le projet d’entente sera soumis aux associations pour approbation et confirmation du montant que chacune souhaite y contribuer. Le sujet sera discuté à nouveau lors de la prochaine réunion du Conseil.
10 Discussion des activités à planifier pour 2021 (30 minutes)
Avec la pandémie et le confinement aucun événement n’aura lieu d’ici la prochaine réunion.
Le point est reporté.
11 Bulletin(s) à préparer pour janvier (5 minutes)
Contenu potentiel :
· Darquis : cours message indiquant où trouver les procès-verbaux sur notre site web.
· Darquis : résumé du nouveau plan d’urbanisme avec lien vers la documentation.
· Darquis : les questions électorales du Collectif, ou attendons-nous qu’elles ne soient complétées par le collectif?
12 Date de la prochaine réunion (1 minute)
Mercredi 3 février, 19:00